Es hecho que las documentaciones en papel están con los días contados y, cada vez menos dependemos de ellas para recibir, pagar o hacer acuerdos de servicio. Pero para que los documentos no pierdan la validad jurídica – que todavía sufren de cierta burocracia – es necesario que haya una manera de formalizar las documentaciones virtuales. Una de las maneras de alcanzar ese objetivo es con la firma digital.
Esa solución garante más agilidad y seguridad en las transacciones, y tiene despuntado como uno de los más importantes cambios cuando el asunto es formalización de contratos.
Lamentablemente, muchos gestores aún desconocen ese tipo de autenticación de documentos digitales, lo que hace con que ellos pierdan oportunidades de optimizar procesos y disminuir burocracias que la transformación digital tiene posibilitado.
¿Quiere entender lo que es firma digital y las ventajas que ella trae para las ordenes de servicio? ¡Entonces este post es para usted! Continúe la lectura.
¿Lo que son las firmas digitales?
Cuando hablamos de firmas digitales, estamos refiriéndonos a lo que hay de más avanzado en relación al cumplimiento de exigencias legales de documentaciones. Eso porque ellas tienen los mas elevados estándares de confiabilidad y autenticidad para los documentos.
Esa confiabilidad es adquirida gracias a una identidad digital certificada y siendo disponible por un proveedor de servicios confiable, o por una autoridad de certificación.
Esa identidad digital única y encriptado, confirma la autenticidad del documento, garantiendo que todas las informaciones podrán ser confirmadas por medio de una tecnología conocida como infraestructura de clave publica – PKI.
¿Cómo la seguridad de las firmas digitales es garantizada?
Una firma digital es desarrollada para evitar adulteraciones, siendo así, podemos decir que ella es creada y protegida por los más sofisticados estándares de seguridad, que garanten la conformidad de la emisión hasta el archivamiento.
Todo empezó con la creación de la infraestructura de Claves Públicas Brasileñas – ICP Brasil, en el año de 2001. A partir de allí, los documentos digitales empezaron a tener validad jurídica, siendo el primer paso rumbo al reemplazamiento de los documentos de papel.
¿Será el fin de la burocracia para los proveedores de TI?
En el sistema tradicional, cuando dos empresas cierran un acuerdo de prestación de servicios de TI, la producción de ordenes de servicio necesita siempre de la firma del solicitante, después la ejecución del servicio.
¿Ahora imagine si las dos empresas tuvieran sedes en ciudades diferentes, lo que es muy común hoy en día? El proceso, además de burocrático, quedará caro y demorado.
Todas eses procesos burocráticos son totalmente incompatibles con las facilidades que la transformación digital ofrece con virtualización de servicios, movilidad, e inteligencia artificial. No hace sentido continuar creando documentos como en el siglo pasado.
La firma digital vino como aliento para colocar los acuerdos de servicio en la misma base de otras documentaciones empresariales, garantiendo la validad jurídica a archivos en formato PDF, DOC y otros, colocándolos en la misma base de un documento producido de la manera tradicional en un notario.
Además de reemplazar los documentos tradicionales, las firmas digitales también viabilizan transacciones 100% online, procuraciones, autenticaciones, informaciones corporativas internas, como las ordenes de servicio, y mucho más.
¿Cuáles son las principales ventajas de tener un sistema de firma digital para ordenes de servicios?
1.Economia de tiempo
Usted no necesita mas esperar que su gerente retorne de vacaciones, conferencia o de un viaje de negocios, para que el firme una autorización u otro documento importante. Las firmas digitales garanten que las empresas economicen y gane tiempo con documentos producidos y firmados con un clic.
Hay una ganancia significativa con la movilidad, pues los documentos pueden ser firmados instantáneamente, de cualquier lugar y dispositivo – Tablet, teléfono o computador. Así, con las firmas digitales las tareas burocráticas y repetitivas son ejecutadas en minutos.
2.Optimización de procesos
Con más agilidad en los trámites legales, la empresa gana en productividad, pues el gerenciamiento y rastreo de los documentos se tornan más fluidos y menos caros, evitando cuellos de botellas productivos.
Como todo el proceso es digitalizado, el profesional es notificado en tiempo real sobre la necesidad de firmar algún documento, y puede acompañar el status para saber en que etapa la documentación está.
3.Seguridad
Cuando se trata de mantener las informaciones seguras, la firma electrónica es una de las mejores soluciones.
Sabemos que los hackers quedan 24 horas por día planificando sus esquemas maliciosos para robar datos corporativos e informaciones confidenciales sobre los colaboradores. Con una firma digital, usted puede firmar documentos on-line sin preocuparse.
Eso porque la criptografía digital mantiene su firma segura, protegiendo su empresa contra fraudes y manteniendo las informaciones lejos de malhechores, que podrían ocasionar daños incalculables a una corporación.
4.Sustentabilidad
Con menos papeles, los daños al medio ambiente son disminuidos y, consecuentemente, su empresa gana puntos como una corporación sustentable. De ese modo, queda más fácil adquirir las certificaciones ambientales y cambiar la cultura interna, con un nuevo mindset colectivo.
5.Economia
La producción de documentos no depende apenas de papel: en grandes empresas, la cantidad de documentaciones solicitadas y producidas, promueve una reacción en cadena de gastos.
Al empezar por las impresoras, que además de la manutención, tiene gastos con toners, que necesitan ser cambiadas regularmente.
Además de eso, las impresoras dependen de energía para funcionar, lo que genera más un costo, que, si suma a un periodo mayor de tiempo, puede llegar a un valor que hace una buena diferencia en la receta. En ese sentido, la firma digital elimina todas eses gastos de una vez, liberando un pedazo del presupuesto para inversiones estratégicos.
6.Espacio
Menos papeles, estanterías, cajones, carpetas y más espacio. El proceso de digitalización de documentos corporativos no es nuevo, pero los documentos que tienen valor jurídico todavía ocupan sus cajones y carpetas.
Como el adviento de la firma digital, es posible romper la última barrera que mantiene archivos en una empresa: los documentos oficiales, como las ordenes de servicio. Así, la empresa gana más espacio para utilizarlo de la mejor manera posible en su proceso productivo.
7.Validad jurídica
Las firmas digitales proporcionan autenticidad y garanten que la firma sea verificada. Eso asegura que el documento tenga validad en cualquier tribunal, de la firma manera que una documentación realizada en papel y siendo firmada manualmente. Por lo tanto, la criptografía y rastreabilidad simplifican la auditoria y la conformidad.
Usted debe estar preguntándose ahora, como hacer para crear una firma digital para las ordenes de servicio, ¿cierto? Para eso, es necesario utilizar herramientas que sean capaces de hacer la gestión y colecta de las firmas digitales, ¡como el Milvus!
Si quiere descubrir hoy mismo como empezar a producir ordenes de servicio con firmas digitales, entre en contacto con nosotros para realizar todas las consultas.
