Optimización de procesos: beneficios y sugerencias para ejecutar
Aumentar la eficiencia operacional es uno de los grandes desafíos de cualquier organización y depende de la capacidad de evaluar los flujos de trabajo. En este artículo, usted entenderá mejor los argumentos en favor de la inversión en la optimización de procesos y verá algunas sugerencias para colocar en práctica en su empresa.
¿Por qué dedicarse a la optimización de procesos?
Tener una cultura para la optimización de procesos hace que toda empresa tenga una mirada crítica sobre la manera como las actividades son ejecutadas. Eso es importante porque evita el conformismo con métodos de trabajo y herramientas que se vuelven obsoletas con el tiempo.
Organizaciones que no se dedican a análisis tienen el riesgo de entregar servicios de baja calidad en relación a la competencia que acompañan las tendencias del mercado. Por otro lado, las innumerables ventajas de invertir en la mejora continua de las rutinas de trabajo incluye:
- crecimiento de la productividad;
- mejora en la integración entre áreas;
- mayor compromiso de los empleados;
- más espacio para soluciones innovadoras;
- agilidad y precisión en atención;
- aplicación adecuada de recursos;
- mejora en la experiencia del cliente;
- reducción de costos operacionales;
- fortalecimiento de la marca.
5 sugestiones para optimización de procesos
Teniendo en vista todos los beneficios mencionados arriba, vamos abordar en este tópico algunas buenas prácticas que necesitan hacer parte de la rutina organizacional para promover la optimización de procesos.
- Mapear los procesos actuales
Si usted no tiene claridad sobre cómo es la integración entre áreas hoy, el primer paso es hacer ese mapeamiento – lo que muchas empresas no tienen. Obtener una visión de los flujos de trabajo de punta es crucial para comprender todo lo que involucra la entrega de un producto o servicio.
Eso también es importante porque, al modificar una parte de un proceso, por menor que ella sea, siempre habrá algún impacto sobre las otras partes. Si esas consecuencias no son mensuradas correctamente, el intento de optimización de procesos se puede transformar en un gran problema.
- Identifique las fallas recurrentes
Establezca una metodología de trabajo que permita identificar y corregir las fallas recurrentes. Una de las más conocidas es el ciclo PDCA, también conocido como ciclo de Deming. Aplicable a escenarios diversos, ese método es muy utilizado en el service desk y tienen relación directa como ITIL, un conjunto de buenas prácticas de gestión de TI.
Es normal que, en un primer momento, sean identificados muchos puntos a corregir. En este caso, es importante definir prioridades considerando las fallas que tienen mayor impacto sobre la operación y los resultados de la empresa.
- Elimine tareas innecesarias
Las tareas que no deberían existir están entre los mayores villanos de la productividad. Dentro de esa categoría, podemos enmarcar partes del proceso que podrían ser fácilmente eliminadas con la utilización de herramientas adecuadas y actividades inmovilizadas o repetitivas que deberían ser automatizadas.
Cuando una empresa no tiene la optimización de procesos como parte de la rutina, ese tipo de situación tiende a formar una bola de nieve. Si usted identificó una tarea (o hasta un proceso entero) que tal vez no haga más sentido, evalúe el impacto sobre otras áreas con base en datos y sugiera el cambio.
- Mejore la alocación de recursos
Procesos mal elaborados direccionan los esfuerzos de su equipo hacia el lugar incorrecto. Generalmente, la causa-raíz del problema está en las fallas de comunicación interna y en la conducción de relación con el cliente. La falta de datos confiables y la desalineación interna resultan en desperdicios de tiempo y dinero.
Tomando el service desk como ejemplo, la falta de un flujograma de atención hace que el contacto con el cliente tarde un poco. Al final, no hay una padronización establecida sobre lo que hacer en cada caso o que tipo de orientación proporcionar al usuario de un servicio.
- Invierta en herramientas especializadas
Es imposible hablar en optimización de procesos sin pensar en las herramientas que su equipo optimiza. Softwares desactualizados o sin muchas opciones de informes de productividad inviabilizan el ciclo de mejora continua de su operación, pues los gestores necesitan de datos concretos para identificar oportunidades.
Por otro lado, herramientas especializadas destraban y aceleran las prácticas del día a día, además de facilitar la aplicación de todas las sugerencias mencionadas anteriormente.
¿Quiere saber más sobre el asunto? Vea algunos recursos indispensables en una herramientas de service desk y como ellos se tornan la gestión más eficiente.