El sistema servicedesk es un recurso fundamental de contacto entre clientes, empresas y socios. Al final, centralizar y organizar las demandas relacionadas al área de TI.
Además de eso, la plataforma apoya en el registro y monitoreo de las máquinas, agilizando la resolución y hasta la prevención de problemas. Con eso, el sistema es una excelente alternativa para mantener el equipo organizado y reducir los costos de la área.
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¿Qué es sistema servicedesk?
Si usted aún se pregunta lo que es service desk y como el ayuda en la relación con el consumidor, este artículo es para tí.
Traduciendo como “Mesa de ayuda”, y también conocido como sistema de apertura de tickets, el sistema servicedesk puede ser definido como una central de servicios. Eso porque permite la comunicación entre los usuarios y el equipo.
De esa manera, es fundamental para el buen funcionamiento del soporte técnico y solución de demandas que exigen alto nivel de especialización. Para eso, el sistema gerencia los equipos de atención al cliente, registrando las informaciones de todos los tickets en un solo lugar.
Aún, monitorea el rendimiento y calidad de atención prestado por los equipos. Todo eso con la practicidad de transformar todas esas informaciones en informes, ayudando a los gestores a definir un estándar para la atención.
De esa manera, el sistema servicedesk garantiza más agilidad, minimizando los impactos negativos de los problemas presentados por los usuarios. Sin hablar que también actúa de manera preventiva para mejorar la infraestructura de TI y soporte de la empresa.
¿Cómo funciona un sistema servicedesk?
El service desk es responsable por recibir, organizar y priorizar las solicitudes de clientes que necesitan de apoyo del equipo de TI. Esa serie de funcionalidades proporciona una operación eficiente para el equipo, con procesos organizados y más seguros.
Eso es posible porque, además de ser un canal de recibimiento de solicitudes, el sistema servicedesk permite la conexión con el parque de máquinas de los clientes. O sea, acompaña en tiempo real alteraciones en los dispositivos, lo incluye desde la temperatura de las máquinas hasta el download de programas sospechosos.
Todo eso con la comodidad de, sí suceder algo fuera de estándares de seguridad estipulados, un ticket es creado automáticamente para el equipo acompañar y solucionar la situación.
De esa manera, la solución es un gran aliado para que los equipos operen de manera estratégica y preventiva, evitando fallas y asegurando la calidad de los servicios.
4 maneras de reducir costos con un sistema servicedesk
1. Más eficiencia sin aumentar el equipo
El sistema servicedesk permite el monitoreo y la distribución de los tickets de manera estratégica. Así, ayuda a solucionar rápidamente, evitando la sobrecarga de los colaboradores.
Además de eso, gracias a las funcionalidades que agilizan las respuestas, como integraciones con inteligencia artificial, la solución torna la rutina de los operadores más ágil. O sea, el equipo puede atender a más soluciones en menos tiempo, evitando fallas e insatisfacción de los clientes. Eso, consecuentemente, reduce los costos de la operación.
2. Abandone las diversas firmas de múltiples plataformas
Otra ventaja del sistema de apertura de tickets, como Milvus, es la centralización de diversas soluciones en un solo lugar. Al final, al reunir las solicitudes de soporte técnico, la empresa consigue optimizar los recursos disponibles y evitar esfuerzos duplicados.
Además de eso, la plataforma cuenta con integraciones con Google Agenda, WhatsApp sistema de gestión financiera BomControle, Chat GPT y más. O sea, agiliza la rutina del equipo y también disminuye los gastos.
3. Asuma el control de gestión de contratos
El sistema servicedesk también puede ser utilizado para gestionar contratos con proveedores de TI. La plataforma proporciona la gestión de nivel de servicio y garantiza una visión general de las informaciones del contrato.
De esa manera, es posible monitorear el cumplimiento de los términos de contratos, evitando extensiones no deseadas, manteniendo el control de plazos y costos de manutención.
Además de eso, la funcionalidad ayuda a identificar oportunidades para ahorrar y renegociar los acuerdos. Todo eso es realizado a partir de las análisis del historial del cliente, entregando un servicio además de las expectativas.
4. + Retención de clientes y – Gastos para prospectar
El service desk permite centralizar la atención, automatizar los procesos e integrar las informaciones, garantizando que las soluciones sean consistentes y de calidad.
Así, ayuda a ofrecer a los clientes soluciones más rápidas y eficientes. Eso mejora su satisfacción con la atención prestada y, consecuentemente, la relación con la empresa.
Como resultado, aumenta el valor de tiempo de vida del cliente, pues proporciona su fidelización. Y, en el final de cuentas, retener clientes es más barato de lo que prospectar nuevos.
¿Cómo implantar el service desk en la empresa?
Agregar un sistema servicedesk en la rutina del equipo como éxito requiere una buena planificación. Por eso, en la hora de implantar el sistema en su empresa, es necesario seguir algunos pasos básicos, como:
- Identifique los objetivos del negocio y defina los requisitos funcionalidades, incluyendo cantidad de técnicos y de servicios ofrecidos;
- Realice un levantamiento de infraestructura de TI y de los procesos de soporte técnico para identificar lagunas y oportunidades de mejora;
- Elija un software de service desk que atienda a las necesidades del negocio, considerando funcionalidades, escalabilidad, integración con otras herramientas y costo;
- Desarrolle procesos y procedimientos claros y detallados para gestión de incidentes, solicitudes y alteraciones, utilizando siempre las mejores prácticas;
- Configure y personalice la herramienta de Service Desk de acuerdo con los procesos definidos;
- Entrene el equipo para que el servicio sea realizado con eficacia;
- Implemente un plan de comunicación para informar la organización sobre cómo y cuándo utilizar el service desk;
- Monitoree el rendimiento del sistema y realice los ajustes necesarios para alcanzar los objetivos definidos.
Conozca el Milvus: lo más completo sistema de service desk
Ahora que usted ya sabe más sobre lo que es y cómo funciona el sistema servicedesk, es necesario elegir la herramienta correcta para su empresa. Es en esa hora que usted puede contar con Milvus, una Plataforma omnichannel de relación con el cliente.
Al final, además de facilitar la gestión de canales de contacto, contribuir para el gerenciamiento de las demandas y automatizar tareas, Milvus ofrece, entre muchas otras funcionalidades:
- Centralización de tickets abiertos vía chat, email, teléfono, portal, formulário, WhatsApp y más;
- Atención de tickets, con escalonamiento de servicios, atribución de checklists, cierre con revisión y evaluación de ticket;
- Facturación de contratos, que permite el análisis de rentabilidad y la personalización de los documentos;
- Control de inventario de hardware, software y licencias, que realiza la colecta de datos en tiempo real, ayudando en la prevención de fallas;
- Creación de informes con estadísticas y apropiación de resultados para mejorar de manera continua en sua área y sus prácticas;
- Manutención del sistema y actualizaciones, ofreciendo mejoras, correcciones y un equipo atento a las necesidades del cliente.
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