Para controlar todas los asuntos pendientes con los clientes y solucionar los problemas que pueden surgir en la rutina, es necesario contar con buenas herramientas. En ese escenario, el software de apertura de tickets se hace esencial, ya que permite optimizar y facilitar las rutinas de atención – interno y externo.
Por lo tanto, pueden surgir preguntas sobre la relevancia de tener esa herramienta y sus diferenciales, bien como lo que debemos observar al contratar la solución. De esa manera, es necesario profundizar sus conocimientos sobre el tema para tomar decisiones mas estratégicos para el negocio.
En este contenido, usted aprenderá más sobre los beneficios del software de apertura de tickets y cómo elegir lo ideal para la empresa.
¿Cuáles son los diferenciales de contar con un software de apertura de tickets?
Un software de apertura de tickets es un sistema que permite gerenciar las demandas y solicitudes de clientes y de usuarios de la empresa. De esa manera, él ayuda a equipos de soporte a registrar, ver el andamiento y solucionar los problemas que pueden ser vivenciados por los usuarios de las herramientas ofrecidas por el negocio.
Delante de eso, la utilización de la herramienta puede tener diversos diferenciales relacionados a la organización de procesos, eficiencia en la comunicación y experiencia de los usuarios. Algunos serían:
- centralización de demandas: este sistema permite centralizar todos los tickets en una plataforma. Eso optimiza los flujos, evita pérdida de datos y ayuda a visualizar y gerenciar todas las atenciones para solucionar los problemas;
- agilidad en la atención: un software de apertura de tickets permite configurar los procesos y automatizar algunas actividades. Como resultados, hay oportunidades de reducir el tiempo de respuesta, ampliando la satisfacción del usuario;
- andamiento en tiempo real: otro diferencial es la facilidad para ver el andamiento de cada ticket en tiempo real, ya que cada acción la demanda será actualizada. Así, es posible identificar fallas, evitar retrasos y evaluar posibilidades de mejora.
Cuales son las características indispensables en un software de apertura de tickets
Para elegir la solución ideal, vale comprobar algunas características esenciales para el software de apertura de tickets. De esa manera, usted facilita el proceso de búsqueda y garantiza elegir más el más adecuado en la contratación:
Seguridad
Es fundamental que el software de apertura de tickets tenga recursos de seguridad y criptografía robustos, protegiendo los datos de la empresa y de terceros. Incluyendo, vale tener especial atención a las normas de la Ley General de Protección de Datos (LGPD).
Es de aplicación obligatoria y el descumpliemiento puede generar diversas penalidades. Por lo tanto, la adecuación de la herramienta a la legislación es imprescindible para el negocio. Aún así, es necesario considerar cuestiones como criptografía, backups y control de acceso.
Estabilidad
Otra característica esencial es la estabilidad de los sistemas. En caso que sea inestable, generando interrupciones y dificultando la utilización, la atención prestada no tendrá la calidad esperada por el cliente. En la práctica, el software necesita soportar un gran volumen de demandas sin presentar quedas o fallas que pueden perjudicar la experiencia de los usuarios.
SLA (Service Level Agreement)
Los SLA’s son acuerdos de nivel de servicio. Ellos permiten establecer diversas cuestiones, como categoría del ticket, plazo para respuesta y para solución, definición de prioridades y otras cuestiones relevantes. Eso ayuda a personalizar la atención y permite optimizar los procesos internos, ordenando tareas y facilitando la rutina del equipo.
Paso a paso para elegir el sistema de apertura de tickets ideal
Para aprovechar todos los diferenciales necesarios en el sistema de apertura de tickets, es necesario saber cómo elegir la herramienta ideal. ¡Vea cuáles puntos observar!
Necesidades de la empresa
El punto de partida es entender las necesidades de su empresa con la contratación. Para tanto, vale la pena hacer una mapeamiento de procesos para entender cómo funcionan los flujos actualmente, cuáles serán las intervenciones realizadas y lo que el sistema necesita ofrecer para atender a esa demanda.
A partir de eso, será más fácil filtrar las soluciones del mercado, buscando aquellas que garantizan las funcionalidades disponibles y dispensando las que no se adecuan al negocio. Si es el caso, vale indicar también funciones deseables, pero que pueden no ser fundamentales, ya que eso puede impactar los precios.
Cotización disponible
Ya que hablamos sobre precios, es necesario hacer una análisis de cotización disponible para la contratación. Por lo tanto, en esa evaluación, recuérdese de encarar el software para apertura de tickets como una inversión, no un gasto simple. El trae diferenciales relevantes y puede mejorar la calidad de la atención al cliente, inclusive ayudando en las estrategias de fidelización.
Evalúe la posibilidad de hacer una prueba gratuita
Al encontrar soluciones que atiendan las necesidades de la empresa, dentro de la cotización disponible, una cuestión relevante es verificar si el software ofrece prueba gratis. Esa es una buena alternativa para garantizar que la herramienta atenderá las demandas del negocio con calidad. Luego, será posible tomar decisiones con mayor seguridad.
Vea las opciones de integración
Un punto relevante para evaluar el software y elegir la opción ideal es ver cómo funciona la integración con otras herramientas. Es común que la empresa ya tenga otras soluciones implementadas para la gestión o la realización de tareas en el día a día. En ese caso, el sistema contratado debe ser capaz de integrar-las, optimizando la gestión.
Vea también los canales de atención que pueden ser utilizados para la apertura de tickets. Aquí, vale considerar que cada cliente puede tener preferencias específicas sobre el canal, siendo interesante contar con diferentes medios de contacto que integren informaciones, viabilizando la creación de una estrategia omnichannel.
Observe si es posible generar informes
Acompañar el rendimiento y los resultados de las atenciones es fundamental para analizar si es necesario hacer mejoras y mantener la satisfacción de los clientes. Para tanto, es necesario tener informes y analizar indicaciones de resultados. Con eso, los gestores tendrán una visión amplia sobre los procesos envasados en la toma de decisiones.
Por lo tanto, verifique si la herramienta permite generar informes, utilizar filtros y obtener indicaciones con facilidad. Eso puede enriquecer los procesos internos y proporcionar oportunidades constantes de mejorar los servicios y buscar resultados más positivos en el negocio.
Conozca Milvus: un sistema de gestión de TI inteligente
Si usted busca las mejores soluciones para la atención de su empresa, vale la pena conocer el software de tickets de Milvus. Es una empresa especializada en soluciones para gestión de TI y help desk inteligente, con integración de datos para facilitar la gestión del negocio.
De esa manera, es posible acompañar todas las acciones del equipo de TI y facilitar que los colaboradores identifiquen pendencias y realicen los procesos necesarios para solucionar el problema. Delante de eso, todo el equipo trabaja de manera más eficiente y alineada, ampliando la satisfacción del cliente y optimizando los resultados del negocio.
Listo! Ahora que usted ya sabe lo que observar al contratar un software de apertura de tickets, busque soluciones completas y que promuevan beneficios para los procesos internos. De esa manera, es posible tener más eficiencia y calidad en la atención,trayendo diversos beneficios para la empresa.
¿Tiene interés en esta solución? Entonces acceda la página web de Milvus y conozca nuestro sistema de gestión de TI inteligente!