La gestión de contratos es esencial para las relaciones comerciales y profesionales, pues garantiza seguridad jurídica, disminuye los riesgos y promueve el control eficiente de las relaciones profesionales de una empresa.
Pensando en eso, en este artículo abordamos lo que es gestión de contratos, su importancia y cuáles las etapas de esta tarea. Para saber más, siga la lectura!
¿Qué es gestión de contratos?
La gestión de contratos es el proceso de gerenciamiento de contrato desde las solicitudes iniciales hasta la ejecución y renovación de documentos. Para eso, el gerenciamento incluye la estandarización y el monitoreo de las etapas del contrato, la organización de documento que comprueben el cumplimiento de los actos y la minimización de riesgos.
Por lo tanto es esencial que el documento, como un contrato de desarrollo de software, sea bien escrito, dejando todas las reglas claras. Al final, el documento tiene el objetivo de dar seguridad jurídica a las partes involucradas, evitando cláusulas fallos, que provoquen riesgos judiciales.
¿Cuáles son los objetivos de gestión de contratos?
La elaboración y ejecución de contratos involucran diferentes sectores y actividades de una empresa. Así, es esencial que la gestión de contratos sea planificada, organizada e implementada de acuerdo con cada una de sus finalidades.
Siendo así, los principales objetivos de esa gestión son:
- Agilizar requisiciones y simplificar procedimientos de la empresa, sea entre departamentos o con clientes y proveedores externos;
- Mantener un historial de todas las informaciones constantes en el contrato, incluyendo con su respectivo almacenamiento;
- Controlar plazos de presentación de documentos de firma, de caducación y de renovación;
- Facilitar y estimular la comunicación entre los involucrados en contrato;
- Formalizar un documento isento de fallas, por medio de revisión, de control de versiones y de etapas de ejecución;
- Garantizar el fiel cumplimiento de cláusulas y obligaciones;
- Mejorar la productividad del equipo, por medio de un control centralizado de las informaciones;
- Mantener la empresa en compliance con los estándares regulatorios y normas de su sector económico.
¿Por qué es importante tener una buena gestión de contratos?
Más que una actividad burocrática de monitoreo de plazos y cumplimiento de funciones, la gestión de contratos es esencial para ofrecer seguridad jurídica y organizar la relación de la empresa con clientes, proveedores, prestadores de servicios y otros.
La actividad también es responsable por monitorear las etapas y la organización de adjuntos, escribir documentos con minutas estandarizadas y coherentes, definir cláusulas que garanticen el cumplimiento de obligaciones, determinar maneras claras de cobranza de valores y establecer penalidades coherentes para caso del descumplimiento de lo acordado.
Además de eso, en la gestión de contratos es importante evitar gastos innecesarios, estandarizar negociaciones y disminuir litigios, estructurando una cultura organizacional fuerte en los diversos sectores de la empresa.
¿Cuáles son las etapas de gestión de contratos?
Para implementar una gestión de contratos eficiente, es importante definir todas las etapas de ese proceso. Abajo, usted puede definir cada una de ellas.
-
Pedido
El pedido es la primera etapa de gestión de contratos. En ella, una parte hace la requisición y el departamento jurídico empieza a recolectar las informaciones para escribir en el documento.
-
Elaboración y revisión
En la fase de elaboración, el documento es creado con las respectivas cláusulas, términos y condiciones. Después, el va para revisión, donde debe ser analizada la gramática, buenas prácticas contractuales y la adecuación a la ley, garantizando una lenguaje clara y de fácil comprensión.
-
Negociación
En seguida, empieza la negociación. En esa etapa, las partes involucradas reciben una copia de la minuta del contrato para evaluar las cláusulas, revisar-las e indicar eventuales alteraciones necesarias.
-
Aprobación
Después de evaluar la minuta de contrato y llegar a un acuerdo, las partes aprueban el documento, confirmando que tienen ciencia de todo lo que involucraría el contrato, como precios, cronogramas, entre otros.
-
Firma
En seguida, el contrato es enviado para firma, que puede ser realizada presencialmente o por medio de firma electrónica o firma digital, que poseen validez jurídica y garantizan la seguridad del documento y de su identidad.
-
Almacenamiento
Con la aceptación de las partes, el contrato se encuentra formalizado y debe ser archivado de manera organizada para que pueda ser encontrado fácilmente para ser consultado y revisado cuando necesario.
-
Ejecución y fiscalización
La ejecución involucra el acompañamiento de plazos y la realización del objetivo y de los pagos, además de la prestación de garantías. Para eso, es realizada la fiscalización del contrato, que verifica el cumplimiento de todas las obligaciones contractuales.
-
Gerenciamiento
Esa etapa se refiere al gerenciamiento de plazos y renovaciones, además de relación con clientes y proveedores para evitar pérdida de plazos y penalidades.
-
Finalización
Por fín, cuando no hay renovación o alteración contractual y todas las obligaciones fueron cumplidas, el instrumento se cierra.
¿Qué hace un gestor de contratos?
El gestor de contratos tiene la función de averiguar los objetivos de gestión, acompañar el cumplimiento de cada etapa y analizar los resultados e indicadores, sea por medio de planillas o de softwares, como Milvus.
Además de eso, el gestor de contratos es responsable por:
- Registrar todas las acciones y eventos dentro de un contrato;
- Identificar fallas y ocurrencias que puedan ocasionar perjuicios y encontrar soluciones;
- Crear procedimientos que involucran todo el proceso de gestión de contratos;
- Determinar la herramienta para crear, firmar y ver el andamiento de contratos;
- Crear y presentar informes de resultados y de andamiento;
- Proponer mejorar y alteraciones siempre que necesario;
- Delegar funciones y actividades para los demás integrantes del equipo.
Para eso, es primordial que el gestor de contratos ejerza su función con organización y respetando los plazos establecidos para que todas las actividades sean realizadas con fluidez y eficiencia.
¿Cuándo realizar el control de contratos?
Los principales motivos para estructurar una gestión de contratos, definiendo un sector o equipo responsable, procedimientos, herramientas, tecnologías, entre otros, son:
- Tener mayor organización de todo el ciclo de vida de los contratos;
- Centralizar las informaciones y tener rápido acceso a ellas;
- Reducir costos y tiempo en todo el proceso de realización del contrato;
- Necesidad de facilitar la comunicación y el rendimiento de departamentos;
- Mejorar la privacidad de las informaciones y aumentar el compliance de la empresa.
¿Cómo hacer una buena gestión de contratos?
El proceso de gestión de contratos cuenta con diferentes etapas, que priorizan diferentes actividades e informaciones. Así, para hacer una buena gestión contractual, es importante considerar algunas sugerencias valiosas. Vea abajo:
-
Tener un canal fijo de comunicación
Una de las sugerencias principales para una buena gestión de contratos es definir un canal para todas las solicitudes, sea por email, aplicación interna o software específico.
De esa manera, es posible mantener un historial de todo lo que fue realizado, permitiendo que las partes acompañen cada etapa del contrato.
-
Defina plazos y procedimientos
Evalúe la complejidad de cada contrato y determine una previa de los plazos para cada etapa.
-
Nombree responsables por cada demanda
Defina los responsables por cada una de las etapas de gestión contractual. De esa manera, es posible garantizar que cada integrante sabrá cómo funciona el procedimiento, los plazos que necesita cumplir y las actividades que necesita realizar.
-
Invierta en almacenamiento y organización
El almacenamiento de contratos, aditivos y documentos es una de las etapas más importantes en la gestión contractual.
Por eso, es esencial tener definida la manera de almacenamiento de informaciones, así como el modo que serán organizadas.
Independientemente de la modalidad del almacenamiento elegido, es importante que sea una opción segura.
-
Elegir un buen software de gestión de contratos
Un contrato tiene un ciclo de vida complejo. Luego, es importante contar con un sistema de gestión de contratos, con Milvus, para garantizar que todo salga de acuerdo a lo negociado entre las partes.
Conclusión
La gestión de contratos desempeña un papel fundamental en cualquier negocio, independientemente del tamaño o segmento. Al final, contratos bien gerenciados no solo establecen bases sólidas para las operaciones como también minimizan riesgos y maximizar oportunidades.
Para contar con las mejores prácticas, garantizando eficiencia, conformidad y éxito empresarial, conozca más sobre el Recurso de Gestión de Contratos disponible en Milvus, la más completa solución omnichannel del mercado, en nuestro artículo completo.
Entre en contacto con nuestros consultores y realicé una prueba gratuita.
